Verslag vergadering Oudervereniging

De agenda voor de aankomende vergadering is hier te downloaden

Hieronder vindt u de benodigde documenten over de begroting
ALV Realisatie ter publicatie.xlsx
ALV Concept begroting 2019-20.xlsx

Terugblik schooljaar 2018-2019
Wij kijken terug op dynamisch jaar voor de Oudervereniging. Dank aan alle hulpouders, maar ook opa's en oma's en uiteraard het team. Samen hebben we ervoor gezorgd dat alle kinderen van Basisschool Leyenbroek dit jaar op verschillende manieren en momenten hebben kunnen genieten van tal van activiteiten. Het lijkt vanzelfsprekend dat het allemaal ieder jaar weer staat als een huis: van Kinderboekenweek tot schoolreis.
We kijken graag nog even met u terug wat we zoal gedaan hebben:

  • op 6 november heeft onze jaarlijkse ledenvergadering plaatsgevonden. We zijn trots dat we de ouderbijdrage wederom op € 30 per kind per schooljaar hebben vastgesteld.
  • invulling geven aan de Kinderboekenweek met als hoogtepunt voor ons en de kinderen: al die opa's en oma's die zo geweldig kunnen voorlezen en onder het genot van koffie en versgebakken cake en taart napraten.
  • een ander hoogtepunt is als het Sinterklaas toch altijd weer lukt om de kinderen van de onderbouw te verrassen op school met een echt ingepakt cadeautje.
  • rond Kerst werd de hele school in kerstsfeer gebracht door gezellige versieringen, en wat een lekkere hapjes hadden de kinderen samen met ouders verzorgd. 
  • in een uitbundig versierde Zuilenzaal vierden we een prachtig Carnavalsfeest met prinsenpaar en nonnevotten!
  • we maakten met Pasen een flinke wandeling met prachtig weer naar de zoekwei. De eitjes, choco-eitjes en uiteraard het Gouden ei waren dat meer dan waard. De traditionele Paasbrunch werd weer met veel enthousiasme gegeten!
  • en dan natuurlijk de Schoolreis: steeds weer een hele uitdaging, maar voor de kinderen het hoogtepunt van het jaar! Gelukkig hebben zij zelden echt last van prijsafspraken die niet nagekomen worden, bussen die wat later zijn, bestemmingen die ze nog helemaal niet of juist wel al op hun duimpje kennen. Voor ons telt het plezier van de kinderen, dat iedereen weer moe en voldaan thuis komt en de calamiteitenouders slechts een enkele keer een rol van betekenis hoeven te vervullen.
  • voor de zomervakantie hebben we het jaar prachtig afgesloten met een goed geslaagd Zomerfeest, waar onder genot van een hapje en een drankje nog even nagekletst kon worden met elkaar. Het was heel fijn dat ook de juffen en meesters hierbij aanwezig waren. De kids genoten van alle sport en spel, en niet te vergeten de popcorn. En mooi meegenomen, van het eten dat over was hebben de bezoekers van Moveoo dagopvang nog heerlijk genoten, dat was goed besteed.
  • naast onze activiteiten hebben we bijgedragen aan de eerste Heilige Communie van groep 4 leerlingen, het afscheid van groep 8 en de Kènjeroptoch waarbij een groep van meer dan 100 leerlingen onze school vertegenwoordigd hebben. We hebben de handen uit de mouwen gestoken bij het sfeervol aankleden van de school bij activiteiten, en leden van de Oudervereniging regelden ook de logistiek rondom de schoolfotograaf.
  • we hebben op een gezellige en informele manier elkaar als OV-leden beter leren kennen, gevierd wat we samen bereikt hebben en nieuwe mensen welkom geheten en aan ons weten te binden.
  • we zijn gestart met het voorbereiden van een statutenwijziging zodat deze up-to-date zijn. 
 
Managementoverleg
We hebben een aantal keren om de tafel gezeten met het managementteam van school om elkaar te informeren over algemene ontwikkelingen op school en bij de Oudervereniging. Onderwerpen als schoolbieb en schoolplein stonden daarbij ook op de agenda. We vinden het bijzonder jammer dat het niet gelukt is om hier gezamenlijk in door te pakken waarbij we begrip hebben voor de krachtenvelden die van invloed zijn.  Als Oudervereniging willen we staan voor duurzame resultaten. We hebben ons daarom steeds op het standpunt gesteld dat zodra er een gedegen plan en begroting beschikbaar is we bereid zijn om een extra Algemene Ledenvergadering bijeen te roepen. Dit instrument hebben we afgelopen jaar niet hoeven inzetten. We hebben daarbij ook aandacht gevraagd om op een zorgvuldige wijze om te gaan met de communicatie naar de ouders, zeker waar het gaat om het genereren van extra middelen voor schoolbrede toepassingen.
Vanwege de afwezigheid van onze directeur in de laatste periode van het schooljaar en de start van het nieuwe schooljaar 2019-2020 hebben we meteen contact gelegd met de interim-directeur om onze werkwijze en ambities voor komend schooljaar te delen. Ook met hem zitten we op reguliere basis bij elkaar om zaken af te stemmen en in verbinding met elkaar te blijven.
Bestuur
Met de Algemene Ledenvergadering op 6 november 2018 heeft er een bestuurswissel plaatsgevonden. Mathijs Deguelle heeft de rol van penningmeester overgenomen van Susanne Immerzeel. In de loop van het jaar heeft onze secretaris Pauline van der Borden afscheid genomen in verband met een verhuizing buiten Limburg.  De taken van Pauline en haar bijdrage aan diverse werkgroepen zijn opgevangen door de huidige bestuursleden van de Oudervereniging.
De voorzitter heeft aangegeven zich na een periode van vijf jaar niet opnieuw verkiesbaar te willen stellen. In het kader van een warme overdracht naar een opvolger heeft een bestuurslid actief in aanloop naar de voorbereidingen van de Algemene Ledenvergadering op 8 oktober meegelopen. Gezamenlijk is teruggeblikt op wat bereikt is de afgelopen jaren. Maar belangrijker nog, kijken we samen vooruit hoe de Oudervereniging basisschool Leyenbroek ook de komende jaren een actieve, stabiele en proactieve vereniging blijft die activiteiten en plannen realiseert die iedereen vanzelfsprekend vindt, maar dat zeker niet zijn. Gewoon voor al onze kinderen!
Financiële prestaties boekjaar 2018/19
Het afgelopen jaar is de financiële planning van de Oudervereniging gewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. We zijn gaan werken met een boekjaar, dat een structurele begroting kent, gebaseerd op activiteiten die plaatsvinden in dat jaar, en daarnaast een 'lopende' begroting die ook meerjarige investeringen meeneemt die niet toe te rekenen zijn aan één activiteit of één periode. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kerstversiering, die eenmaal gekocht wordt en meerdere jaren gebruikt kan worden.
Het doel van deze wijziging is om inzicht te vergroten in de kosten van activiteiten die direct voor de kinderen van de school worden georganiseerd en in hoeverre de door de OV verkregen middelen per periode toereikend zijn om deze 'vaste' terugkerende kosten te dekken. Op die manier willen wij op termijn naar een structurele begroting toewerken die een klein overschot kent, waarmee een buffer gevormd kan worden om incidentele, grotere uitgaven mee te bekostigen. Zo hopen we de OV duurzaam financieel gezond te houden.
De realisatie over het schooljaar 2018/19 laat meteen de eerste effecten hiervan zien. Begrotingsposten zijn, waar mogelijk, gekoppeld aan het aantal leerlingen, waardoor budgetteren transparant en betrouwbaar plaats kan vinden. Vrijwel iedere activiteit is dan ook binnen het oorspronkelijk gestelde budget gebleven, en over het gehele jaar kende de OV slechts een zeer beperkte overschrijding van de oorspronkelijk begrootte uitgaven - grotendeels veroorzaakt door organisatie van het Zomerfeest dat in de oorspronkelijke planning niet was meegenomen. Dit stelt tevreden.
Wel is het zo dat de inkomsten tegenvielen - de inning van contributiegelden liet een duidelijke dip zien ten opzichte van voorgaande jaren. Daardoor is het uiteindelijke resultaat negatiever dan verwacht en was de OV genoodzaakt haar reserves meer aan te spreken dan gepland.
Financiële vooruitblik 2019-2020
We wijzigen met ingang van 2019/20 de inning van contributiegelden: het verzoek tot betalen van de contributie is naar voren gehaald en staat daarmee nog verder los van het verzoek tot TSO (TussenSchoolse Opvang)-bijdrage zoals door de school wordt uitgestuurd. We merkten dat dit in het verleden voor verwarring en foutieve betalingen kon zorgen. Daarnaast is de betalingstermijn strakker en zullen er eerder (algemene) herinneringen volgen.
Ingaande 2019/20 staat de vereniging er financieel nog steeds gezond voor. De vereniging verkeert dan ook in de luxe positie de bijdrage wederom niet te hoeven verhogen. De groei van het aantal leerlingen zorgt vanzelfsprekend van een stijging van de verwachte inkomsten in de jaarbegroting. Gezien de goede realisatie in 2018/19 is de begroting nog iets ambitieuzer, lees: strakker, ingestoken. Daardoor zijn we in 2019/20 bijna op het punt waar we een positieve structurele begroting kunnen tonen en hoeven we voor organisatie van de vaste activiteiten gedurende het jaar nog slechts beperkt uit de reserves te putten.
Desalniettemin zijn er ook voor 2019/20 enkele uitdagingen. Initiatieven zoals de schoolbieb en herinrichting van het schoolplein zullen ook van de OV een forse bijdrage vragen, met een significante afname van de financiële reserves als gevolg. Daarom kan, ondanks de huidige gezonde financiële positie van de vereniging en een goede kostenbeheersing, niet worden uitgesloten dat de ouderbijdrage in de toekomst herzien zal moeten worden. Een eventuele verhoging zal echter met uiterste terughoudendheid worden voorgesteld.

 
Jaarplan schooljaar 2019-2020
Voor ons ligt weer een heel nieuw schooljaar vol activiteiten voor de kinderen. Aan sommige activiteiten zoals de Kinderboekenweek wordt alweer druk gewerkt.
Ook is er door de OV, in samenwerking met het team, de volledige zolder van school opgeruimd. Een mooi staaltje samenwerking tussen de beide geledingen.
 
Naast de jaarlijks terugkerende activiteiten, die hieronder in het activiteitenoverzicht zijn opgenomen, heeft de OV zich ook dit jaar weer een aantal doelen gesteld.
Grootste speerpunt dit jaar zal zijn: Verbinden.
Verbinding tussen de OV en de overige geledingen als MR, TSO en team. Verbinding ook tussen OV en alle ouders van school. Èn verbinding tussen de leerlingen onderling. Wat vinden wij dit jaar dan belangrijk:
 
  1. Er moet meer actief en rechtstreeks contact komen tussen de diverse geledingen. Weten wat er leeft binnen de geledingen en hoe deze elkaar onderling kunnen versterken. Contact leidt tot meer onderling begrip, en dus tot optimaal resultaat. Concrete stappen zijn al genomen, zo zal de OV aanschuiven bij de eerstvolgende Teamvergadering en een vergadering van de MR.
  2. Frequentere communicatie naar de ouders toe. Zo blijven de leden goed op de hoogte van wat er speelt.
  3. De werkwijze van de OV wordt iets aangepast. Er wordt aan een 'flexibele schil' gebouwd van ouders die geen (bestuurs)functie binnen de OV ambiëren, maar wel graag aan 1 of meerdere activiteiten meehelpen. Zo kunnen alle ouders naar wens en vermogen actief betrokken zijn bij de activiteiten op school.
  4. De schoolbieb en de voorzieningen op het schoolplein moeten dit jaar prioriteit krijgen. Er zal duidelijkheid moeten komen over de concrete invulling hiervan, en de bestemming van de reeds gegenereerde middelen.

 
Als OV zijn we dus, zoals u van ons mag verwachten, weer best een beetje ambitieus dit schooljaar!
 
Activiteitenoverzicht:
Kinderboekenweek:        2 tot 13 Oktober
Sinterklaas:                       5 December
Kerstviering:                     18 December
Carnaval:                           21 Februari
Paasviering:                      9 April
Schoolreis:                        6 Juli
Zomerfeest:                      8 Juli (onder voorbehoud)
 
 

Klik op een van de onderstaande data om een verslag van de vergadering te openen.

 

#

Wij

Jij

Ik

De boom van de 7 gewoonten

Ik leer vanuit vertrouwen
Ik leer vanuit eigenaarschap
Leren leren, Leren leven
  1. Houd de zaag scherp

    Ik zorg dat ik in evenwicht blijf

  2. Creeer synergie

    Ik zoek naar noe we het samen kunnen doen

  3. Eerst begrijpen, dan begrepen worden

    Ik luister voordat ik praat

  4. Denk win-win

    Ik zoek het voordeel voor iedereen

  1. Belangrijke zaken eerst

    Ik maak eerst de belangrijke taken en ga dan spelen

  2. Begin met het eind doel voor ogen

    Ik maak een plan

  3. Wees proactief

    Ik maak mijn eigen keuzes